Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya
mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.
Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.
Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
- Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.
- Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.
- Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
Perangkat pendukung lainnya adalah palu siding, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.
Metode persidangan adalah langkah-langkah yang ditempuh untuk memperoleh hasil persidangan.
(Tinjauan Komprehensif Untuk Organisasi Formal)
Sidang : Rapat, Rembuk, Musyawarah dalam situasi formal.
Beda Sidang dengan Diskusi
- Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)
- Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang)
- Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)
- Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)
B. Hakekat Tekhnik dalam Persidangan
Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan.
Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah:
Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.
C. Bentuk – Bentuk Persidangan
1. Ditinjau dari Jenis Peserta
Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll
2. Ditinjau dari Jenis Keputusan
Kongres, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, rapat Pleno” dsb.
3. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan
Rapat Harian, Rapad dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb
D. Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau…….
1. Terdapat permasalahan
2. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum
3. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang
4. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai
5. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu.
6. Terdapat keputusan.
1. Sebagai alat Pemecahan Masalah
2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran
3. Ciri khas masyarakat intelektual
F. Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?
- · Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif
- · Menghindari timbulnya masalah baru
- · Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen”.
- · Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang
- · Demi kenyamanan bersidang
Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.
- Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip. Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.
- Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
- Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.
- Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
- Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
- Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
- Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
- Interupsi Poin of Order. Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.
- Interupsi Poin of Clarification. Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.
- Interupsi Poin of Information. Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
- Interupsi Poin of Personal Previllage. Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
Catatan
· Tidak ada interupsi diatas interupsi
· Tidak ada interupsi disaat sunyi”
· Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat
